Time Blocking : Mieux Gérer son Temps pour être plus Productive

Après le batching, je me suis mise aussi au time blocking ! Vous l’aurez peut-être remarqué mais ces derniers temps je suis obsédée par la gestion de mon temps et ma productivité 😥.

C’est normal : je suis en 4/5ème et au chômage partiel à 70%. Mais à 70% avec autant de charge de travail (car le CA de nos clients il n’a pas envie d’être au chômage partiel lui !).

Sans compter que j’ai ce blog à tenir et que j’en ai commencé un autre !! Oui oui, je cherche clairement les problèmes 😋

Et comme je suis en télétravail 3 jours sur 4, il faut que j’inclue dans mon emploi du temps d’emmener et d’aller chercher le fiston à l’école !

Bon vous comprenez maintenant pourquoi la gestion de mon temps est devenue une obsession ??!! 😅

Ah oui ! Et pour couronner le tout, j’ai un ami qui m’a proposé de faire le Inktober avec lui. Bien sûr j’ai dit oui !!!

Pourquoi le time blocking est indispensable ?

Un piège courant que les gens ont avec la gestion du temps est de sous-estimer le temps qu’il faut pour faire quelque chose. Le résultat est que les journées sont mouvementées. Les projets qui devaient être réalisés cette semaine glissent sur les semaines suivantes. Au final, les choses qui comptent le plus ne se transforment pas en projets réalisés.

Un des principaux problèmes est la manière dont nous apprenons à penser au temps. Nous ne tenons pas compte du fait que :

1. Notre énergie productive fluctue tout au long de la journée en fonction des rythmes circadiens, de notre alimentation et notre épuisement mental.
2. Nous avons besoin d’un bon mélange de création, de connexion.
3. Notre tolérance et notre désir de travailler sur des tâches dépendent du type de tâches. Et certaines tâches ne peuvent pas être exécutées de manière cohérente en trop peu de temps.

Sans garder ces faits à l’esprit, il est facile de consulter votre planning, de trouver un créneau de temps aléatoire et d’y placer une tâche.

Cela semble bien au moment où vous faites la planification. Mais quand vient le temps de faire la tâche en question, les faits mentionnés ci-dessus se manifestent.

C’était peut-être une réunion à laquelle vous aviez convenu le matin alors que vous n’êtes pas du matin.

C’est peut-être une tâche créative que vous avez planifiée à la fin de la journée. Alors que vous savez que vous n’êtes pas douée pour créer autre chose que des histoires autodestructrices sur les raisons pour lesquelles vous ne faites rien à ce moment là !

Ou peut-être que c’était quelque chose qui doit vous prendre quarante-cinq minutes pour vous mettre dedans. Mais vous ne lui avez donné que vingt-cinq minutes. Alors vous résistez à le faire le moment venu et vous vous retrouvez à vérifier vos e-mails.

Dans tous les cas comme ceux mentionnés ci-dessus, vous avez perdu ce temps. Vous ne l’avez pas utilisé de manière optimale ou vous êtes en train de lutter pour vous forcer à le faire.

Compte tenu de la fréquence de ces schémas, il n’est pas étonnant que beaucoup de gens se résignent à un destin submergé.

Le time blocking (ou blocage du temps en français) est un meilleur moyen d’organiser votre journée.

Si vous avez déjà joué avec n’importe quel type de système de blocs de construction (pensez aux Legos par exemple), vous savez déjà comment segmenter, lier et séquencer le temps et les projets.

Le time blocking est une bien meilleure façon de penser et d’organiser chaque journée.

Plutôt que de penser au temps d’une manière ouverte et non structurée, abordez le time blocking en déterminant une structure quotidienne cohérente avec quatre types de blocs différents en fonction du type d’activité effectuée dans ces blocs.

Cela rend les choses beaucoup plus faciles et naturelles, car une grande partie du travail de décision sur où doivent aller les choses est déjà résolue.

Voici ces quatre blocs de base :

1. Les Blocs Concentration : ce sont des blocs de temps de 90 à 120 minutes où vous êtes particulièrement créative, inspirée et capable de faire un travail de haut niveau qui nécessite de la concentration.
2. Les Blocs Administratifs : ce sont des blocs de temps de 30 à 60 minutes à faible consommation d’énergie pendant lesquels vous n’avez pas besoin d’être très concentré.
3. Les Blocs Sociaux : ce sont des blocs de 90 à 120 minutes pendant lesquels vous êtes préparé et énergiquement dans la bon énergie pour rencontrer d’autres personnes.
4. Les blocs de Récupération : ce sont des blocs de temps de durée variable que vous utilisez pour l’exercice, la méditation et pour prendre soin de vous.

Voici à quoi peut ressembler le planning final d’une blogueuse freelance, avec un programme de blocs hebdomadaire :

Un autre exemple très significatif :

Blocs de Concentration

J’ai de bonnes et de mauvaises nouvelles en ce qui concerne les blocs concentration. La mauvaise nouvelle est que la plupart des gens ont du mal à en créer et à en utiliser plus de trois par jour en raison de distractions, d’interruptions, de routines quotidiennes et d’un manque d’intention.

La bonne nouvelle est que vous pouvez faire beaucoup avec trois blocs par jour. Et accepter la contrainte vous rendra la vie beaucoup plus facile et plus heureuse.

Les blocs de concentration alimentent votre travail qui demande de la valeur ajoutée. Sans bloc de concentration, pas de travail en profondeur terminé. C’est vraiment aussi simple que cela.

Le principal avantage ici est que plutôt que de penser en termes d’heures nécessaires pour faire quelque chose, vous pouvez simplement compter les blocs de concentration dont vous disposez.

Tout ce qui dépasse dix heures commence à devenir difficile à gérer pour nous parce que cela devient difficile à visualiser. Mais cinq blocs de 2 heures sont plus faciles à comprendre. Parce que nous pouvons penser aux morceaux des projets que nous pouvons faire dans ce laps de temps.

Si vous avez déjà retardé la réalisation d’un projet créatif « plus grand » parce que vous ne saviez tout simplement pas par où commencer ou combien de temps cela prendrait, vous savez déjà de quoi je parle.

Notre câblage est suffisamment défectueux pour que passer vingt heures de création sur un projet au cours d’un mois semble accablant. Mais travailler sur ce projet pour un bloc de concentration par jour pendant un mois ne l’est pas.

Blocs Administratifs

Votre contexte particulier déterminera ce que vous considérez comme travail administratif. Mais en général, je compte les e-mails, les appels téléphoniques, l’organisation de mes projets, la comptabilité, etc.

Cette vaste liste de travail s’avère souvent être le type de choses que vous ne voulez pas faire – ce que j’appelle des « grenouilles » – mais il faut quand même les faire. Ne pas faire le travail administratif vous rattrape toujours à la fin.

Cela dit, de nombreuses personnes trouvent qu’une fois qu’elles commencent à bien utiliser leurs blocs de concentration, les blocs administratifs sont beaucoup plus tolérables et parfois même agréables pour plusieurs raisons :

1. Les blocs administratifs vous donnent le temps de réfléchir à votre travail et créent un espace et un contexte pour que les choses prennent une vraie tournure.
2. Savoir qu’il y aura des blocs administratifs vous permet de moins vous soucier de tout le travail administratif qui doit être effectué. Il y a un temps et un espace pour tout.
3. Des blocs administratifs bien positionnés permettent d’avaler plus facilement les « grenouilles », car ces tâches sont limitées à de plus petites périodes de la journée.

Blocs Sociaux

Pour de nombreuses personnes, les blocs de concentration et les blocs administratifs peuvent être résumés respectivement par «le travail que je veux faire» et «le travail que je ne veux pas faire».

Les blocs sociaux ont tendance à être plus proches des blocs de concentration, même pour les introvertis. Mais leur objectif est différent des blocs de concentration. Les blocs de concentration sont axés sur la création de quelque chose. Tandis que les blocs sociaux sont axés sur la connexion avec des personnes.

Il est important de tenir compte de l’objectif des blocs. Car j’ai vu de nombreuses personnes sous-estimer la valeur des blocs sociaux en disant qu’ils ne leur apportent rien.

La productivité ne se résume pas à « faire des choses » : il s’agit d’utiliser vos ressources de manière à apporter le plus de valeur dans votre vie.

Le temps que vous passez avec vos amis, votre famille, vos collègues et votre tribu est un temps précieux. Bien sûr, cela déplace le travail créatif ou administratif. Mais cela ne signifie pas qu’il est moins précieux que ce type de travail. Surtout quand on considère à quel point les créatifs sont solitaires et déconnectés (dans leur ensemble).

S’il y a une partie de votre travail qui vous oblige à être en temps réel avec les gens, cette partie de votre travail va dans des blocs sociaux.

Mis à part la valeur intrinsèque des blocs sociaux, ils constituent d’excellentes bornes pour d’autres blocs. Car la plupart d’entre nous honorons les engagements envers les autres plus que nous honorons les engagements envers nous-mêmes. Lorsque nous sommes dans le flux avec un bloc de concentration, il est facile pour celui-ci de pénétrer dans le bloc de temps suivant. Parfois à notre propre détriment les jours suivants, lorsque nous sommes créatifs.

Blocs de Récupération

Les blocs de concentration, administratif et sociaux sont des blocs de production d’énergie. Mais tout comme une batterie produit de l’énergie, elle doit également être rechargée.

Bien qu’il puisse sembler que nous n’avons pas besoin d’être intentionnels sur nos blocs de récupération, j’ai appris à la dure que nous devons en fait être plus intentionnels à leur sujet que sur n’importe lequel des autres blocs. Précisément parce que nous sommes trop concentrés sur la production d’énergie.

Chacun de nous a des choses différentes qui nous aident à récupérer et à nous ressourcer. Les extravertis pourraient aimer aller à une fête, tandis que les introvertis pourraient vouloir se pelotonner avec leur chat et un livre. Jouer à des jeux de société peut épuiser une personne et en recharger une autre. Le yoga pourrait le faire pour certains, tandis que le CrossFit pourrait le faire pour d’autres.

Ce qui est plus important que le type d’activité, c’est ce que l’activité fait pour vous.

Un des principaux avantages de la reconnaissance et de l’utilisation des blocs de récupération est que cela vous permet de trouver des temps morts dans votre journée qui peuvent être réutilisées pour la récupération.

Tout comme les blocs sociaux constituent d’excellentes bornes pour un bloc de concentration, les blocs de récupération peuvent également être une bonne suite à un bloc de concentration. Car les blocs de concentration sont souvent les plus éprouvants des blocs. Pendant que votre esprit se recharge et se recycle, vous pouvez faire autre chose.

Faire de l’exercice après un bloc de concentration présente quelques avantages qui méritent d’être signalés spécifiquement :

1. Il déclenche un traitement kinesthésique qui peut augmenter mentalement et émotionnellement le process sur lequel vous avez travaillé.
2. Cela demande suffisamment de concentration mentale pour que vous deviez abandonner ce sur quoi vous avez travaillé, mais pas au point que cela soit mentalement pénible.
3. Il élimine les dommages et l’inconfort causés par la position assise à un bureau et par des mouvements répétitifs non naturels et des postures stationnaires.

Manger peut également être considéré comme un bloc de récupération. Surtout s’il est fait avec une certaine intention et une séparation de votre travail.

Par exemple, j’évite de manger à mon bureau ou partout où je travaille. Et je ne mange pas en regardant des appareils, afin de pouvoir faire une pause dans le travail et récupérer.

Aujourd’hui, manger à mon bureau me semble aussi dégoûtant ou tabou pour moi que l’idée de manger un sandwich dans la salle de bain ! 😅

En règle générale, prévoyez un bloc de récupération tous les deux blocs de concentration ou blocs sociaux.

Utiliser un planificateur de bloc hebdomadaire pour démarrer le time blocking

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L’idée principale du Planificateur de Blocs Hebdomadaire est de vous aider à façonner votre semaine et à voir où tous vos blocs sont et / ou devraient être. Vous ne devez pas l’utiliser pour y assigner vos projets, objectifs, etc. Il est là pour vous montrer quand certains types d’activités doivent être effectués. Mais pas ce qui doit être fait pendant cette période.

Pour rappel, voici les quatre types de blocs et leur durée de vie :

1. Blocs de concentration : 90 à 120 minutes
2. Blocs sociaux : 90 à 120 minutes
3. Blocs administratifs : 30 à 60 minutes
4. Blocs de Récupération : dépend de l’activité. Mais essayez de vous accorder au moins 30 minutes de séparation intentionnelle entre les blocs de Concentration, Sociaux et Administratifs

Votre première tâche avec le Planificateur de Blocs Hebdomadaire est de placer ces blocs dans votre journée. Là où ils sont le plus adaptés à votre niveau d’énergie, à votre travail et à vos besoins. Bien que je ne puisse pas dire exactement où vos blocs devraient aller sans en savoir plus sur vos rythmes quotidiens, votre travail et vos exigences, voici quelques conseils :

1. N’alignez pas deux blocs de Concentration et / ou Sociaux consécutifs sans bloc de récupération. Vous devez vous ressourcer, et le travail et les personnes que vous rencontrez en bénéficieront davantage.
2. Placez vos blocs de Concentration là où vous avez la meilleure énergie créative.
3. Placez vos blocs sociaux là où vous êtes le plus apte aux interactions humaines (Peut-être que comme moi vous n’êtes pas du matin donc éviter de mettre des réunions les matins par exemple 😝).
4. Évitez de mettre un bloc administratif à la première heure du matin. Mais si vous le devez, soyez intentionnel dans son traitement, en ne recherchant que les éléments qui sont pertinents pour votre journée.
5. Les blocs de récupération sont les jokers : je suggère fortement une routine matinale qui comprend une combinaison de mouvement, de manger, de méditation / prière et de planification / établissement d’intentions. Les noctambules en bénéficieront en commençant par des soins personnels.
6. Du mieux que vous pouvez, soyez cohérent avec les heures auxquelles vous insérez vos blocs. Par exemple, si votre meilleur moment de concentration est de 9h00 à 12h00. Essayez d’avoir deux blocs de concentration par matin chaque jour. Si vous êtes le plus apte aux interactions humaines dans l’après-midi, essayez de planifier vos réunions pour l’après-midi. Cela vous aidera à entrer dans de bonnes habitudes. A améliorer votre construction d’habitudes et à vous donner des routines puissantes qui limitent la fatigue décisionnelle.
7. Les tâches routinières sont les plus proches des blocs administratifs. Vous pouvez donc leur donner du temps en tant que tel. Cela dit, n’hésitez pas à créer des blocs tâches routinières si cela vous convient mieux.

Un piège dans lequel les gens tombent souvent est d’essayer de convertir leur planning réel en leur planning hebdomadaire idéal en une seule fois ou trop rapidement.

Évidemment, si vous avez une autonomie complète sur votre temps, vous pouvez le faire. Mais beaucoup d’entre nous n’ont pas une totale autonomie sur son temps. Nous sommes confrontés à de réelles contraintes qui nous empêchent de transformer par magie notre emploi du temps.

Selon la quantité et la force de vos contraintes, vous devrez peut-être vous verrouiller et changer un bloc à la fois. Vous ne pourrez peut-être pas obtenir deux blocs de Concentration chaque matin. Mais vous pourrez peut-être récupérer le lundi matin pour vous-même. Afin de commencer au moins la semaine avec un peu d’élan sur votre travail de fond.

En général, les gens ont le du mal à trouver / créer des blocs de concentration. La vraie cause profonde étant qu’il est plus difficile de réclamer du temps pour nous-mêmes que de le donner aux autres.

Vous noterez que le Planificateur de Blocs Hebdomadaire comporte une section pour les thèmes quotidiens.

L’idée ici est que définir une intention pour une journée sur laquelle vous concentrer. Par exemple, l’écriture, la planification ou les réseaux sociaux est utile pour déterminer ce qu’il faut faire pendant vos blocs.

Par exemple, vous pouvez avoir des journées dédiées à la vente. Et ainsi faire toutes les tâches liées à la vente.

Utiliser un planificateur de blocs de concentration

L’idée principale du planificateur de blocs de concentration est qu’il vous montre combien de blocs de concentration vous avez au cours d’un mois. Nous savons que diviser vos projets en morceaux de deux heures est un très bon moyen d’obtenir une dynamique créative. Ces segments de deux heures sont des blocs de concentration. Ainsi, le planificateur de blocs de concentration peut vous donner une idée du moment où un projet pourrait être terminé. Et cela vous aide à comprendre l’espace dont vous disposez pour effectuer votre travail à haute valeur. Et ce qui doit être déplacé pour que vous puissiez le faire.

Télécharger le planificateur de blocs de concentration :

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Vous pouvez utiliser le planificateur de blocs de concentration de deux manières.

La première consiste à utiliser un outil de planification pour voir comment vos blocs de concentration se dérouleront dans le mois à venir. C’est la façon dont j’utilise le plus souvent le système.

La deuxième méthode est un outil d’évaluation pour voir comment vous avez utilisé vos blocs de concentration au cours d’un mois complet. La deuxième méthode vous aide à voir à quel point votre planning correspond à la réalité. Afin que vous puissiez mettre à jour vos plannings plus intelligemment.

Voici les étapes à suivre pour utiliser le planificateur de blocs de concentration :

1. Indiquez le nombre de blocs de concentration dont vous disposez par jour. Vous pouvez l’obtenir à partir de votre planificateur de bloc hebdomadaire rempli OU d’une analyse du flux des trois dernières semaines si ces semaines étaient normales (pas de voyage, de maladie ou de perturbations atypiques). Cela vous montrera votre nombre total de blocs.
2. Regardez vos listes de tâches, vos systèmes de gestion des tâches et votre calendrier pour voir combien de ces blocs de concentration sont déjà pris en compte. Ce seront vos blocs utilisés.
3. Le nombre restant correspond au nombre de blocs de concentration dont vous disposez. Un nombre négatif vous indique que vous avez besoin de ce nombre de blocs de concentration mais que vous ne les avez pas. C’est-à-dire que quelque chose ne va pas se faire.

Le planificateur de blocs de concentration appartient à la catégorie «simple à comprendre, mais difficile à appliquer».

De toute évidence, si vous avez des blocs de concentration négatifs ou nuls, vous devrez examiner votre travail, vos attentes et votre emploi du temps pour voir ce qui doit changer.

Beaucoup de gens pensent que cela doit être leur emploi du temps. Mais mon expérience est que les horaires sont la variable la moins malléable de l’équation pour la plupart des gens.

La deuxième chose que les gens feront est de supposer qu’ils peuvent réaliser leur projet plus rapidement. Même s’ils sont déjà enclins à sous-estimer le temps qu’il faut pour faire quelque chose.

Cela nous ramène donc à abandonner, différer ou déléguer comme seuls moyens raisonnables d’avancer.

Comme toujours, j’aimerais entendre toutes vos questions sur les idées et les outils ici.